Schritt 4: Beschaffung organisieren - „mit System“

Damit ökofaire Beschaffung in größeren Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen und Kirchengemeinden verankert wird, ist es wichtig zu klären, wer in welchen Bereichen für die Beschaffung zuständig ist und welche Standards zukünftig verbindlich gelten sollen. Wie umfangreich Ihre Festlegungen sind, hängt letztlich von der Größe Ihrer Kirchengemeinde/ kirchlichen Einrichtungen ab. Auch hier gilt: Das „Managementsystem“ soll Sie unterstützen und nicht Ihre Arbeitskraft binden.

Zuständigkeiten

Zunächst sollte festgelegt werden, wer für die Beschaffung verantwortlich ist. Erfahrungsgemäß sind solche Festlegungen äußerst wichtig, weil Sie die Umsetzung der „neuen“ Beschaffungspraxis personalisieren und verhindern, dass Papier geduldig ist und die neue Beschaffungsordnung in den Akten verschwindet.
Die Regelung der Zuständigkeiten systematisiert somit den Weg vom Reden zum Tun. 


Tipp: Bitte lassen Sie den gesunden Menschenverstand walten und passen Sie die Regeln Ihrem realen Bedarf an. Selbstverständlichkeiten müssen nicht dokumentiert werden. Eine Überregulierung wäre ebenso kontraproduktiv wie keine Regulierung. Finden Sie also mit Fingerspitzengefühl heraus, was Ihre Kirchengemeinde oder kirchliche Einrichtung angesichts Ihrer Größe und sonstiger Besonderheiten an Beschaffungsmanagement benötigt. Wir beraten Sie dabei gerne.


Organisation der Beschaffung

 

In jeder Einrichtung sollte ein/e Beauftragte(r) für die Beschaffung ernannt werden. In größeren Einrichtungen empfiehlt sich eine Aufteilung der Verantwortlichkeit nach Bereichen (Verwaltung, Hauswirtschaft, Küche etc.).

Aufgaben der Beschaffungsbeauftragten

  • Bedarfsermittlung in Verbindung mit zuständigen Mitarbeitenden
  • Erarbeitung von Beschaffungskriterien zusammen mit den zuständigen Mitarbeitenden (Arbeitskreis Beschaffung) auf der Grundlage anerkannter Gütesiegel (Beschaffungsordnung), Weiterentwicklung der Beschaffungsordnung/Beschaffungsleitlinien
  • Dialog mit den Lieferanten/Durchführung von Lieferantenbefragung
  • Auswahl der Lieferanten nach Nachhaltigkeitskriterien 
    Bei gleichwertigen Anbietern bei Preis, Qualität und Leistungsangebot
    sollte der Lieferant mit der nachweislich besseren Nachhaltigkeitsleistung (z. B. Quote der  Ausbildungsplätze) ausgewählt werden. Ein Entscheidungskriterium ist ein zertifiziertes Umwelt- oder Nachhaltigkeitsmanagementsystem beim Lieferanten
  • Bestellung der Produkte nach Kriterien der Beschaffungsordnung
  • Schulung der Mitarbeitenden
  • Öffentlichkeits- und Bildungsarbeit zu „Zukunft einkaufen“ in Verbindung mit den zuständigen Mitarbeitenden

Der/die Beauftragte für Beschaffung sollte eng mit Leitung und Mitarbeitenden zusammenarbeiten. In größeren Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen empfiehlt sich die Einrichtung eines bei Bedarf tagenden Arbeitskreises.
 
Weitere Erläuterung finden Sie in der Grafik Aufbauorganisation. Bitte passen Sie diese den Gegebenheiten Ihrer Einrichtung an!

Umsetzung des Verbesserungsprogramms

Entsprechend seiner Vorgaben wird das Verbesserungsprogramm (Schritt 3) umgesetzt. Die Umsetzung sollte regelmäßig von der/dem Beauftragten für Beschaffung überprüft werden. Bei Umsetzungsproblemen sollten zeitnah im Arbeitskreis Korrekturen festgelegt werden.

Beschaffungsordnung

Bitte orientieren Sie sich bei der Erarbeitung der Beschaffungsordnung an den Schwerpunkten in Ihrem Verbesserungsprogramm.

Die Beschaffungsordnung muss enthalten

  1. Verbindliche Beschaffungskriterien 
    1.1 Allgemeine Beschaffungskriterien
    1.2 Beschaffungskriterien zu allen relevanten Produktgruppen
  2. Kriterien für die Zusammenarbeit mit Lieferanten – Verfahren der Lieferantenbewertung – Liste der Lieferanten
  3. Verfahren der Produktbewertung – Entscheidungshilfen
  4. Verfahren zur Feststellung des Bedarfs (z. B. zur Vermeidung von Übermengen) und Regelungen zur Ressourceneinsparung (z. B. Einsparvorgaben Elektrische Energie)

Zu 1.1 Allgemeine Beschaffungskriterien
Bei der Teilnahme am Projekt „Zukunft einkaufen“ gelten folgende allgemeine Kriterien für die Beschaffung

  • Produkte mit anerkanntem Gütesiegel  (z. B. Der Blaue Engel, Transfair) oder in nachgewiesen vergleichbarer Qualität – Hinweise zu den Siegeln finden Sie unter dem Menüpunkt "Standards"
  • saisonale Produkte
  • Regionalitätsprinzip bei vergleichbaren Produkten zur Vermeidung von Transporten
  • Produkte, die den Respekt der Menschenrechte und Kernarbeitsnormen in der Zuliefererkette zusichern (z. B. keine Zwangs- oder Kinderarbeit)
  • langlebige und reparaturfreundliche Produkte
  • Recyclingprodukte und umweltfreundlich recyclierbare Produkte
  • verpackungsarme Produkte
  • keine gentechnisch veränderten Lebensmittel


Arbeitshilfen für Sie zum Download

Beschaffungsleitlinien

Die Beschaffungsleitlinien dienen der Verankerung der Beschaffungspraxis. Sie sind gleichzeitig Mittel der Öffentlichkeitsarbeit. Mit den Beschaffungsleitlinien erläutern Sie, warum Ihre Kirchengemeinde bzw. kirchlichen Einrichtung sich an „Zukunft einkaufen“ beteiligt und eine ökofaire Beschaffung dauerhaft einführt. Die Beschaffungsleitlinien sind neben der Information Ihrer Mitarbeitenden hauptsächlich für Ihre Gäste und Kunden sowie für die allgemeine Öffentlichkeit bestimmt. Sie sind somit Teil Ihrer Öffentlichkeitsarbeit und verdeutlichen Ihre „Botschaft“ in Bezug auf „Zukunft einkaufen“.
Bitte erläutern Sie,

  • was Ihnen als Kirche wichtig ist (ethische Überlegungen, Glaubwürdigkeit, ökologisches und soziales Engagement)
  • welche Standards Sie zur Kontrolle Ihrer Kaufentscheidungen verwenden
  • wie Sie die Öffentlichkeit über Ihre Aktivitäten informieren
  • wie Sie haupt- und nebenamtliche Mitarbeitende bzw. Gäste/Gemeindeglieder bei der Produktauswahl beteiligen
  • welche Verbindungen Sie zum privaten Konsum ziehen und wie Sie das Themenfeld „umweltverträgliche Lebensstile“ bearbeiten
  • welches gesellschaftliche Engagement Sie mit Ihrer veränderten Beschaffung verknüpfen (Klimaschutz, Partnerschaftsarbeit etc.).

Die Erarbeitung der Beschaffungsleitlinien sollte im Team möglichst im Verbund mit der Einrichtungsleitung erfolgen.

Kontinuierliche Verbesserung

Die Beschaffungsordnung sowie das Verbesserungsprogramm werden kontinuierlich überarbeitet. Dadurch können immer wieder neue Problembereiche der Beschaffung bearbeitet werden. Einmal pro Jahr erfolgt eine generelle Überprüfung des Beschaffungswesens durch die/den Beschaffungsbeauftragte/n und den Arbeitskreis. 

Kontinuierlich können Vorschläge im Rahmen eines betrieblichen Vorschlagswesens oder durch Rückmeldungen von Gemeindemitgliedern und Gästen eingebracht werden (Grüner Briefkasten). 
Ggf. werden zur Sammlung und Ergänzung der Beschaffungsordnung bzw. des Verbesserungsprogramms Workshops abgehalten.

Grafik Verbesserungskreislauf