Schritt 3: Das Verbesserungsprogramm - neue Standards setzen

Durch die Bewertung der Bestandsaufnahme (Kennzahlentabelle, Portfolio-Analyse -  siehe Schritt 2) wurden Schwachstellen aber auch Stärken in Ihrer Beschaffung deutlich. Mit diesem neu gewonnenen Wissen können Sie nun das Verbesserungsprogramm für Ihre Kirchengemeinde/Einrichtung aufstellen.

Das Verbesserungsprogramm hat zunächst eine Laufzeit von einem Jahr. Es zielt darauf ab, alle beschaffungsrelevanten Bereiche kontinuierlich zu verändern. Ebenso wird bestimmt, bis zu welchem Zeitpunkt diese Ziele erreicht werden sollen und wer für welche Maßnahmen verantwortlich ist.

Beispiel für ein Verbesserungsprogramm 
Formular Verbesserungsprogramm 

Ziele und Maßnahmen eines Verbesserungsprogramms

Bei den Zielen und Maßnahmen eines Verbesserungsprogramms gibt es vier Bereiche:

1. Quantität

Ziele und Maßnahmen, die den Einsatz von Produkten und Ressourcen (Energie etc.) optimieren. Dies sind z. B. klassische Einsparziele – etwa die Absenkung der Raumtemperatur, die Verringerung des Reinigungsmitteleinsatzes oder die Anpassung der zubereiteten Kaffeemenge an den tatsächlichen Bedarf.

2. Qualität

Ziele und Maßnahmen, die die Einführung von Produkten mit anerkannten Gütesiegeln (oder von Produkten, die den Anforderungen anerkannter Gütesiegel entsprechen würden, diese jedoch nicht tragen - gilt nur für den Umweltbereich) zum Ziel haben. Beispiele sind die Einführung von Recyclingpapier mit dem Umweltsiegel „Blauer-Engel“, Transfair-Kaffee, Grüner Strom mit ok-power Label etc.. 

Wichtig:
Bitte orientieren Sie sich bei der Optimierung Ihrer Beschaffung an anerkannten Standards bzw. Labeln des ökofairen Produktbereichs. Nur so werden Sie Ihre Entscheidung glaubwürdig kommunizieren können! Außerdem können Sie dann sicher gehen, dass Sie zur Umweltentlastung und Verbesserung der sozialen Situation der ProduzentenInnen mit Ihrer Kaufentscheidung beitragen.

Informationen dazu und über einzelne in Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen häufig vorkommende Produktgruppen finden Sie unter dem Menüpunkt "Produkte".

3. Struktur

Ziele und Maßnahmen, die eine verbesserte Organisation Ihrer Beschaffung zum Ziel haben.

4. Kommunikation und Information 

Ziele und Maßnahmen der internen und externen Öffentlichkeitsarbeit. Beide Bereiche sind von großer Bedeutung, weil Akzeptanz und Motivation bei den ehren- und hauptamtlich Mitarbeitenden sowie den Gemeindegliedern/KundInnen sehr wichtig ist. Außerdem sollten Sie die Vorbildwirkung Ihrer Einrichtung nutzen und die allgemeine Öffentlichkeit über die Möglichkeit „Zukunft einzukaufen“ informieren.

Unter den Menüpunkt "Publikationen von ZE"  finden Sie Info-Materialien zur Aktion.

Erstellung und Verabschiedung des Verbesserungsprogramms

Auch die Arbeit am Verbesserungsprogramm ist Teamarbeit! Optimal ist es, wenn dabei die Ideen und Kompetenzen von möglichst Vielen einfließen. Wenn die Bereitschaft und die Möglichkeit bestehen, bietet es sich an dieser Stelle auch an, eine Zukunftswerkstatt durchzuführen. 
Außerdem sollten die (ggf.) bereits von einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Gemeindegliedern und Besuchern der Einrichtung genannten Ideen und Maßnahmevorschläge nun überprüft werden, ob sie für das Verbesserungsprogramm geeignet sind.

Die Entwicklung des Verbesserungsprogramms kann in sechs Arbeitsschritten erfolgen, die in der „Praxisanleitung Verbesserungsprogramm“ näher erläutert werden.

  • Da das Verbesserungsprogramm kontinuierlich (i. d. R. jährlich) fortgeschrieben werden soll, können immer wieder neue, zusätzliche Problembereiche bearbeitet werden.
  • Kontinuierlich können darüber hinaus Vorschläge im Rahmen eines betrieblichen Vorschlagswesens oder z. B. durch einen „ökofairen Briefkasten“, der in der Einrichtung aufgestellt wird, eingebracht werden.  Auch hier gilt wie bereits bei der Bestandsaufnahme: Verzetteln Sie sich nicht! Nehmen Sie sich nicht alles auf einmal vor. Suchen Sie einen guten Mix aus kurzfristigen und mittel- bis langfristigen Zielen.
  • Denken Sie daran, dass die Motivation steigt, wenn Ziele realistisch sind und auch erreicht werden. Es demotiviert , wenn von vielen Maßnahmen nur wenige erreicht werden! 

Tipp: Das fertige Programm wird der Leitung vorgelegt und von ihr verabschiedet. So ist die Einbindung der Leitung in den Prozess gewährleistet und gleichzeitig sind die nächsten Umsetzungsschritte legitimiert. Veröffentlichen Sie Ihr neues Beschaffungsprogramm, damit viele Menschen davon erfahren (z. B. Schwarzes Brett, Gemeindebrief). Auch für die  Tagespresse sind solche Meldungen interessant.