Schritt 2: Die Ergebnisse bewerten – Handlungsbedarf erkennen

Durch die Bestandsaufnahme ist es möglich, gezielt Problembereiche in der Beschaffung zu benennen und Verbesserungsstrategien zu entwickeln. Aus den erfassten Daten werden quantitative und qualitative Kennzahlen ermittelt (z. B. Papierverbrauch, Anteil des gesiegelten Recyclingpapiers am Gesamtpapierverbrauch, Anteil des fair gehandelten Kaffees am gesamten Kaffeeverbrauch). Dadurch werden Tendenzen im Verbrauch über die Jahre erkennbar und – sofern Sie es wollen -  auch mit ähnlich arbeitenden Einrichtungen vergleichbar.

Ablauf der Bewertung: 
Die Bewertung findet im Team statt. Es liegen vor:

  • Ausgefüllte Checkliste
  • Ausgefüllte Kennzahlentabelle

 

Arbeitsschritt 1: Ergebnisse der Checkliste

Verschaffen Sie sich und dem Team einen Überblick über die Ergebnisse der Checkliste (ggf. gegenseitig vorstellen).

Wichtige Fragen: 

  • Sind alle wesentlichen Aspekte erfasst, die für die Beschaffung in Ihrer  
    Kirchengemeinde/ Einrichtung relevant sind? 
  • Sind die Zahlen und Beobachtungen plausibel und so aussagekräftig, 
    dass Stärken wie Defizite in der Beschaffung deutlich werden?

 

Arbeitsschritt 2: Bewertung der Kennzahlen

Bitte bewerten Sie die Kennzahlen quantitativ nach Verbrauch (Handlungsbedarf „Menge“) und qualitativ in Bezug auf den Standard (Welches Gütesiegel?). Dazu verweisen wir auf empfehlenswerte Gütesiegel, die zum Standard einer fairen und ökologischen Beschaffung gehören.

Wichtige Fragen: 

  • Welche Ergebnisse sind besonders bedeutend für die Beschaffungspraxis in Ihrer Kirchengemeinde/Einrichtung? 
  • Welche Verbesserungsmöglichkeiten können direkt umgesetzt werden? Bitte notieren Sie diese Sofortmaßnahmen!

Arbeitsschritt 3: Die Portfolio-Analyse

Die Portfolio-Analyse wird überall dort verwendet, wo es wichtig ist, Prioritäten zu setzen. Für die Entwicklung des Verbesserungsprogramms im nächsten Schritt ist es entscheidend, dass Sie die größten Schwachpunkte in Ihrer Beschaffung (Menge/Qualität) herausfiltern. 

Denken Sie neben der Qualität immer auch an einen sparsameren Einsatz (Energie, Papier etc.).

Die Portfolio-Analyse besteht aus einem Koordinatensystem, mit dem Sie jeden einzelnen Beschaffungsaspekt, der Ihnen wichtig erscheint, kritisch bewerten können. Eine Achse misst den Grad der ökofairen Relevanz, die andere Achse zeigt die von Ihnen vermutete Bereitschaft zur Umsetzung.

Vergegenwärtigen Sie sich die Ergebnisse der Checkliste und die Bewertung der Kennzahlentabelle und diskutieren Sie im Team die Position des Produktes/der Produktgruppe im Portfolio-Diagramm. Kalkulieren Sie hierfür Zeit ein, da dieses Ergebnis oft erst nach längerer Diskussion gefunden wird. 
Bitte bedenken Sie, dass die Wahrscheinlichkeit einer erfolgreichen Umsetzung auch von ökonomischen Aspekten (Alternativen dürfen ggf. teurer sein, müssen aber bezahlbar bleiben) und der sozialen Akzeptanz abhängt.

Die zum Download stehende Grafik ist ein Beispiel für eine Portfolio-Analyse der Beschaffung einer Einrichtung. Die Diskussion über die Resultate der Bestandsaufnahme ist eine Schlüsselsituation im gesamten Prozess, denn alle weiteren Veränderungsschritte leiten sich daraus ab. Daher sollten an ihr neben der Arbeitsgruppe auch Personen teilnehmen, die Verantwortung tragen und an der späteren Umsetzung von Verbesserungsprogrammen beteiligt sind.

 

 

Arbeitsschritt 4: Dokumentation der Ergebnisse

Wie immer Ihre Portfolio-Analyse schließlich aussieht, Sie sollten das Ergebnis nicht nur als Grafik des Koordinatensystems dokumentieren. Bitte begründen Sie die wesentlichen Ergebnisse in Form eines komprimierten Berichts zum Veränderungsbedarf, der später auch Grundlage für Beschlussfassungen in Leitungsgremien (Vorstände, Presbyterien etc.) sein kann. Diese Darstellung kann durch Tabellen, Grafiken und Schaubilder unterstützt werden. Die Arbeit lohnt sich, weil die Ergebnisse so anschaulich präsentiert werden können.

Sicherlich wird in Ihrer Portfolio-Analyse an verschiedenen Stellen ein gewisser Handlungsdruck deutlich. Das ist gut so. Denn nun sollen Ihre Erkenntnisse in ein konkretes Verbesserungsprogramm umgesetzt werden.