Schritt 1: Die Bestandsaufnahme – sich einen Überblick verschaffen

Bei der Bestandsaufnahme geht es darum, die vorhandene Beschaffungssituation zu erfassen, so dass eine kontinuierliche Verbesserung möglich wird. Dabei geht es nicht nur um eine verbesserte Beschaffung sondern auch um Einsparung z. B. von Energie, Papier und anderen Gütern. Denn: besser als die beste ökofaire Beschaffung ist der Vermeidung von Verschwendung.

Wer etwas verändern will, muss die Ausgangslage gut kennen! Bei der Bestandsaufnahme wird die bestehende Beschaffungspraxis der kirchlichen Einrichtung bzw. Kirchengemeinde systematisch untersucht. Bereits vorhandene Einkaufsrichtlinien sowie offizielle und „inoffizielle“ Standards kommen unter die Lupe. So werden Stärken, Schwächen und Bereiche mit vordringlichem Handlungsbedarf sichtbar. Entscheidend ist auch eine bereichsübergreifende Diskussion unter den haupt- und ehrenamtlichen MitarbeiterInnen über das Einkaufsverhalten der Einrichtung, die oft durch eine Bestandsaufnahme angeregt wird.

Die Bestandsaufnahme wird anhand von Checklisten durchgeführt.
Die Checklisten beziehen sich auf die Bereiche

  • Einrichtungsprofil & bisherige Struktur der Beschaffung
  • Finanzen
  • Kompetenz & Kommunikation
  • Wäremeenergie, elektrische Energie &Wasser
  • Hauswirtschaft, Küche & Veranstaltungen
  • Büro
  • Ausstattung der Kirche und Räume in der Einrichtung/Gemeinde
  • Fahrzeuge & Verkehr
  • Außenanlagen & Friedhofspflege
  • Abfall, Abfallvermeindung & Recycling.

Die Durchführung der Bestandsaufnahme kann bei größeren Kirchengemeinden und Einrichtungen meist nicht von einer Person allein geleistet werden. Bilden Sie ein Team: Nicht nur unter dem Aspekt der Arbeitserleichterung, sondern auch für die spätere Verankerung ist es wichtig, für die Bestandsaufnahme Menschen zu gewinnen, die leichten Zugang zu den geforderten Daten haben, die Beschaffungssituation besonders gut kennen und vielleicht schon Verbesserungsvorschläge beisteuern können.

In der Arbeitsgruppe erfolgt die Absprache über den Ablauf und die Organisation der Bestandsaufnahme. Nach dem Prinzip "So wenig wie nötig – so aussagekräftig wie eben möglich" wird gemeinsam der Erhebungsumfang so festgelegt, dass ein ausreichendes Bild über die beschaffungsrelevanten Bereiche entsteht.

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