Damit ökofaire Beschaffung in größeren Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen und Kirchengemeinden verankert wird, ist es wichtig zu klären, wer in welchen Bereichen für die Beschaffung zuständig ist und welche Standards zukünftig verbindlich gelten sollen. Wie umfangreich Ihre Festlegungen sind, hängt letztlich von der Größe Ihrer Kirchengemeinde/ kirchlichen Einrichtungen ab. Auch hier gilt: Das „Managementsystem“ soll Sie unterstützen und nicht Ihre Arbeitskraft binden.
Zunächst sollte festgelegt werden, wer für die Beschaffung verantwortlich ist. Erfahrungsgemäß sind solche Festlegungen äußerst wichtig, weil Sie die Umsetzung der „neuen“ Beschaffungspraxis personalisieren und verhindern, dass Papier geduldig ist und die neue Beschaffungsordnung in den Akten verschwindet.
Die Regelung der Zuständigkeiten systematisiert somit den Weg vom Reden zum Tun.
In jeder Einrichtung sollte ein/e Beauftragte(r) für die Beschaffung ernannt werden. In größeren Einrichtungen empfiehlt sich eine Aufteilung der Verantwortlichkeit nach Bereichen (Verwaltung, Hauswirtschaft, Küche etc.).
Aufgaben der Beschaffungsbeauftragten
Der/die Beauftragte für Beschaffung sollte eng mit Leitung und Mitarbeitenden zusammenarbeiten. In größeren Kirchengemeinden und kirchlichen Einrichtungen empfiehlt sich die Einrichtung eines bei Bedarf tagenden Arbeitskreises.
Weitere Erläuterung finden Sie in der Grafik Aufbauorganisation. Bitte passen Sie diese den Gegebenheiten Ihrer Einrichtung an!
Entsprechend seiner Vorgaben wird das Verbesserungsprogramm (Schritt 3) umgesetzt. Die Umsetzung sollte regelmäßig von der/dem Beauftragten für Beschaffung überprüft werden. Bei Umsetzungsproblemen sollten zeitnah im Arbeitskreis Korrekturen festgelegt werden.
Bitte orientieren Sie sich bei der Erarbeitung der Beschaffungsordnung an den Schwerpunkten in Ihrem Verbesserungsprogramm.
Die Beschaffungsordnung muss enthalten
Zu 1.1 Allgemeine Beschaffungskriterien
Bei der Teilnahme am Projekt „Zukunft einkaufen“ gelten folgende allgemeine Kriterien für die Beschaffung
Die Beschaffungsleitlinien dienen der Verankerung der Beschaffungspraxis. Sie sind gleichzeitig Mittel der Öffentlichkeitsarbeit. Mit den Beschaffungsleitlinien erläutern Sie, warum Ihre Kirchengemeinde bzw. kirchlichen Einrichtung sich an „Zukunft einkaufen“ beteiligt und eine ökofaire Beschaffung dauerhaft einführt. Die Beschaffungsleitlinien sind neben der Information Ihrer Mitarbeitenden hauptsächlich für Ihre Gäste und Kunden sowie für die allgemeine Öffentlichkeit bestimmt. Sie sind somit Teil Ihrer Öffentlichkeitsarbeit und verdeutlichen Ihre „Botschaft“ in Bezug auf „Zukunft einkaufen“.
Bitte erläutern Sie,
Die Erarbeitung der Beschaffungsleitlinien sollte im Team möglichst im Verbund mit der Einrichtungsleitung erfolgen.
Die Beschaffungsordnung sowie das Verbesserungsprogramm werden kontinuierlich überarbeitet. Dadurch können immer wieder neue Problembereiche der Beschaffung bearbeitet werden. Einmal pro Jahr erfolgt eine generelle Überprüfung des Beschaffungswesens durch die/den Beschaffungsbeauftragte/n und den Arbeitskreis.
Kontinuierlich können Vorschläge im Rahmen eines betrieblichen Vorschlagswesens oder durch Rückmeldungen von Gemeindemitgliedern und Gästen eingebracht werden (Grüner Briefkasten).
Ggf. werden zur Sammlung und Ergänzung der Beschaffungsordnung bzw. des Verbesserungsprogramms Workshops abgehalten.
Grafik Verbesserungskreislauf
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